Vacature: Officemanager

De officemanager ontvangt de gasten, en wijst hen de weg binnen het Landelijk Bureau en de partij. Als gastheer/vrouw beheer je de receptie en ben je voor bezoekers en gebruikers het eerste aanspreekpunt. Als organisator van het gebruik van het Landelijk Bureau ben je ook voor medewerkers een belangrijke schakel in de bedrijfsvoering.

De officemanager zorgt voor de juiste dienstverlening, gastvrijheid en organisatiekracht en coördineert de (inzet van) aanvullende receptionisten en avond- en weekendportiers. Wij zoeken een ervaren officemanager (32 uur per week) die de dynamische en veeleisende omgeving overziet en goed kan organiseren en coördineren. Je hebt een vooruitziende blik en speelt proactief in op (veranderende) situaties.

Taken

  • Het aan de receptie persoonlijk ontvangen en te woord staan van bezoekers, medewerkers en leveranciers
  • Beantwoorden van telefonische vragen inclusief het doorverwijzen van vragen en verzoeken naar teams en medewerkers
  • Het behandelen van de verschillende mailboxen met uiteenlopende vragen van groepen en bezoekers die gebruik maken van het pand
  • Verspreiden van de binnengekomen post / e-mail
  • Faciliteren van evenementen en activiteiten binnen het bureau
  • Aansturing, planning en coördinatie van inzet van inval-receptionisten en
  • portiers
  • Het inboeken van vergaderingen, het inkopen en organiseren van de catering en
  • beheer van de technische faciliteiten
  • Het verrichten van administratieve werkzaamheden t.b.v. de relatieadministratie
  • Het verrichten van overige facilitaire werkzaamheden

Wij vragen

  • MBO+/HBO werk- en denkniveau
  • Enkele jaren ervaring in een vergelijkbare functie
  • Goede kennis van de Nederlands taal in woord en geschrift
  • Spreekvaardigheid in het Engels
  • Kennis van en ervaring met de toepassing van Word, Excel en geautomatiseerde administratie systemen
  • Klant- en servicegerichte houding
  • Plannings- en organisatievermogen
  • Verantwoordelijkheidsgevoel
  • Proactief, initiatiefrijk en communicatief vaardig
  • Flexibel en stressbestendig
  • Affiniteit met GroenLinks

Wij bieden

  • Enthousiaste collega's en een resultaatgerichte werksfeer
  • Een dienstverband voor 32 uur per week verspreid over vier werkdagen dagen (8.45 – 17.15 uur)
  • Een salaris tussen € 2.136,- en € 3.111,- bruto per maand bij een 32-urige werkweek (afhankelijk van leeftijd en ervaring)
  • Deelname aan pensioenregeling

Voor meer informatie of vragen over de vacature kunt u contact opnemen met Anneke Keuning (akeuning@groenlinks.nl of 030 - 23 99 900). Stuur je sollicitatie voorzien van motivatie en CV in één PDF-bestand uiterlijk 29 mei per e-mail naar personeelszaken@groenlinks.nl

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.