Algemeen
Op het online partijcongres van 12 februari 2022 is de verantwoording van de toezichtraad over de jaren 2020 en 2021 vastgesteld. Op dat congres zijn 3 nieuwe leden van de toezichtraad benoemd: Gerda Bosdriesz, Gerard van de Kuilen en Maarten Prot. Zij kwamen in de plaats van de vertrekkende toezichtraadleden Saskia van Gessel, Bert Koopmanschap en Gemma Lago.
In 2022 bestond de toezichtraad uit de leden: Hetty Hafkamp (voorzitter), Gerda Bosdriesz, Khalid Boutachekourt, Felix Flinterman, Gerard van de Kuilen, Titia van Leeuwen en Maarten Prot.
De toezichtraad van GroenLinks houdt toezicht op het partijbestuur en staat het bestuur met raad bij. Het gaat daarbij om toezicht op het nakomen van de wettelijke verplichtingen en financiële verantwoordelijkheden van het partijbestuur, om toezicht op het naleven van statuten, reglementen en congresbesluiten en om toezicht op het op een deugdelijke wijze besturen van de partij.
De toezichtraad vergadert regulier zo’n zes keer per jaar, deels intern en grotendeels in aanwezigheid van de partijvoorzitter en penningmeester van het partijbestuur. Daarnaast zijn er heisessies, alsook een of twee keer per jaar gezamenlijke strategie- en verdiepingsbijeenkomsten met het partijbestuur, waarbij soms ook de commissie voor geschil en beroep aanschuift om met elkaar van gedachten te wisselen.
Het werkplan 2022 van de toezichtraad is in het voorjaar vastgesteld en op de website van GroenLinks geplaatst.
Werkzaamheden
A. Financiën
Het toezicht op de financiën van de partij is en blijft een belangrijke taak voor de toezichtraad. De toezichtraad stelt de accountant aan, voert overleg met de accountant en penningmeester over de resultaten van de controle en brengt advies uit aan het congres ten aanzien van de goedkeuring van de jaarrekening. Daarnaast worden de tussentijdse financiële rapportages besproken en aan het eind van het jaar wordt de begroting voor het komende jaar door de toezichtraad besproken en bij instemming, goedgekeurd. In 2022 is op voorstel van de toezichtraad en na gesprekken met betrokkenen, de overstap gemaakt naar een nieuw accountantskantoor.
In 2022 waren met name de lagere inkomsten als gevolg van de uitslag van de Tweede Kamerverkiezingen van 2021 en de daaruit voortvloeiende bezuinigingen en de reorganisatie van het partijbureau een belangrijk onderwerp van gesprek. De toezichtraad heeft geconstateerd dat het partijbestuur zich goed heeft voorbereid op de verschillende mogelijke scenario’s, waardoor de consequenties van het tegenvallende verkiezingsresultaat niet tot financiële verrassingen hebben geleid. Door de goede uitslag van de Gemeenteraadsverkiezingen van maart 2022 kon uiteindelijk voor het minst vergaande scenario, wat betreft bezuinigingen worden gekozen.
Daarnaast was er aandacht vanuit de toezichtraad voor de reorganisatie bij het landelijk bureau, de tussentijdse financiële rapportages en de verschillen tussen begroting en realisatie. De toezichtraad constateerde in 2022 dat de financiën op orde waren en keurde, na een positieve accountantsverklaring, de jaarrekening 2021 goed. Ook de begroting 2023 werd door de toezichtraad besproken en goedgekeurd.
B. Functioneringsgesprekken leden partijbestuur
Als onderdeel van de taken van de toezichtraad voeren twee leden van de raad jaarlijks met elk lid van het partijbestuur een functioneringsgesprek. Per gesprek wordt een verslag gemaakt waarin ook de gemaakte afspraken, aandachtspunten en ontwikkelpunten zijn opgenomen. De gesprekken worden gevoerd op basis van i) een schriftelijke weergave van referenties van een drietal personen die met het betrokken bestuurslid samenwerken, ii) een eigen schriftelijke reflectie van het bestuurslid en iii) de mate van realisatie van de in het voorgaande jaar gemaakte afspraken en voornemens. De toezichtraad voert ook exitgesprekken met afgetreden partijbestuursleden die op enige afstand kunnen terugblikken op het functioneren van het partijbestuur en adviezen kunnen geven voor opvolgers. De toezichtraad maakt jaarlijks een geanonimiseerd verslag van de bevindingen met de functioneringsgesprekken en de exitgesprekken ten behoeve van interne bespreking en bespreking met het partijbestuur.
C. Benoeming leden partijbestuur
De toezichtraad is opdrachtgever van de kandidatencommissie interne (KCI) voor de selectie van kandidaten voor het partijbestuur. Op basis van die selectie verkiest vervolgens het congres de partijbestuursleden. Wanneer partijbestuursleden tussentijds opstappen is de benoeming van nieuwe leden een taak van de toezichtraad op basis van de selectie door de KCI.
In september 2022 heeft de toezichtraad de profielen besproken en de opdracht verstrekt aan de KCI voor het selecteren van kandidaten voor de vacatures van de internationaal secretaris, het partijbestuurslid diversiteit, inclusie en externe relaties en het partijbestuurslid personeel en organisatie. Op het congres van 4 februari 2023 ligt er een voordracht voor de benoeming van kandidaten voor deze vacatures.
D. Integriteit en inclusie
De toezichtraad heeft als toezichthouder de taak om toe te zien op het omgaan met integriteit en de aandacht voor inclusie en diversiteit door het partijbestuur, de toezichtraad zelf en via het partijbestuur de partij als geheel. GroenLinks vraagt bij alle landelijke en Europese vertegenwoordigende en bestuurlijke functies om een Verklaring omtrent gedrag van de kandidaten en laat kandidaten tevens een integriteitsformulier invullen. Verder wordt er (beperkt) onderzoek gedaan naar integriteit van kandidaten waarbij in sommige gevallen een gespecialiseerd bureau wordt ingeschakeld. Aandachtspunt voor de toezichtraad is hierbij het levend houden en evalueren van deze afspraken vanwege het belang van het (blijven) voeren van het gesprek over integriteit, grenzen en waarden in de partij.
In 2021 is ook het nieuwe beleid m.b.t. inclusie en diversiteit in de partij vastgesteld. De uitvoering van dit beleid was in 2022 regelmatig onderwerp van gesprek tussen partijbestuur en toezichtraad.
E. Evaluatie functioneren toezichtraad
De toezichtraad evalueert regelmatig het eigen functioneren en dat van de individuele leden. Een goede en periodieke evaluatie draagt bij aan de professionaliteit van de toezichtraad en het creëert een leermoment om te kunnen bepalen of er bij de ingezette koers bijstelling gewenst is. Door de wisseling in de samenstelling van de toezichtraad met drie nieuwe leden hebben in het eerste halfjaar van 2022 naast de reguliere taken de introductie, het inwerken en de taakverdeling de nodige aandacht gekregen. In een heisessie in het najaar is geëvalueerd en zijn de aandachtsgebieden uitgediept. Dit betreft bijvoorbeeld de wijze waarop de toezichtraad de toezichttaak goed kan vervullen, onder andere door er zorg voor te dragen dat hij voldoende geïnformeerd is en blijft over het reilen en zeilen in de partij en over de uitvoering van congresbesluiten. In 2023 organiseert de toezichtraad een externe evaluatie van het eigen functioneren.
F. Communicatie en zichtbaarheid
De toezichtraad heeft voor het functioneren een toezichtkader opgesteld dat met regelmaat wordt geactualiseerd. De laatste actualisatie was in 2020. Elk jaar stelt de toezichtraad een werkplan op en een verantwoording aan het congres. Toezichtkader, werkplan en verantwoording worden gepubliceerd op de webpagina van de toezichtraad op de website van GroenLinks.
Tot slot
Wij danken de leden van het partijbestuur voor de goede samenwerking.
De toezichtraad van GroenLinks Hetty Hafkamp (voorzitter), Gerda Bosdriesz, Khalid Boutachekourt, Felix Flinterman, Gerard van de Kuilen, Titia van Leeuwen en Maarten Prot.