- Start met alles wat je met elkaar afspreekt vast te leggen in een draaiboek. Zet hier ook het programma in, begroting etc. (zie het voorbeeld-draaiboek uit Utrecht hieronder)
- Start tijdig met de voorbereiding van de leergang. Het kost tijd alle betrokkenen op één lijn te krijgen. Ook het maken van het materiaal en de informatieverstrekking kost tijd.
- Afstemming binnen de afdeling. Meestal verzorgt een werkgroep of het bestuur de leergang. Het is raadzaam om de inhoud af te stemmen met de fractie, het bestuur en eventuele wethouders. Wat zien zij graag terug in een leergang? Welke rol willen zij tijdens de leergang spelen? En komen de data van de bijeenkomsten uit? Dit laatste is zeker belangrijk als je wilt dat de raadsleden of wethouders aanwezig zijn bij een bijeenkomst, of als je aan wilt sluiten bij een 'extra' bouwsteen zoals een raadsvergadering of campagnestart.
- Programma. Maak op basis van de input een programma. Stop de bijeenkomst niet helemaal vol, controleer of het wel haalbaar is. Zorg voor goede afwisseling van inhoud en actie.
- Begeleiders. Zorg voor goede begeleiders, die een boodschap over kunnen brengen. Dit hoeven niet altijd bestuursleden te zijn! Bekijk de ledenlijst voor de mensen waarvan jij vermoedt dat ze dit kunnen en leuk vinden. Zo betrek je weer meer leden bij de afdeling.
- Continuïteit. Voor de continuïteit van de planning en organisatie is het van belang de taken onderling goed te verdelen. Idealiter zijn er steeds twee mensen verantwoordelijk voor een bijeenkomst (voor het geval iemand 'wegvalt' door bijvoorbeeld ziekte). Overige taken zijn:
- Communicatie intern – verwerken aanmeldingen, beheer e-mail en communicatie deelnemers (zie voorbeeld emails 4 bijeenkomsten)
- Communicatie extern – gericht op werving deelnemers (zie de voorbeeld email werving)
- Communicatie gasten - wie zorgt ervoor dat er gasten zijn, nodigt hen uit en stuurt een herinneringsmail?
- Coördinatie materiaal – uitvoering en beschikbaarheid materiaal
- Coördinatie financiën – financiële afwikkeling
- Hier kunnen eventueel taken bijkomen als het organiseren van meet & greets of stageplekken.
- Locatie. Zorg tijdig voor een goede locatie. Bezoek van tevoren de locatie om te kijken of deze voldoet aan de wensen. Maak goede afspraken met de locatie over materialen (beamers etc). Let op dat de locatie inclusief is, voor iedereen toegankelijk.
- Promotie. Promoot tijdig de leergang. Mail uiteraard je leden [link voorbeeld wervingsmail]. Zet het op Facebook, Twitter, de nieuwsbrief etc. Meld het aan nieuwe leden als je ze belt, vraag aan de provincie om het ook in hun nieuwsbrief te zetten, meld het bij borrels of vergaderingen. Vind zoveel mogelijk kanalen om de leergang aan te prijzen. Veel mensen moeten een bericht eerst een paar keer tegenkomen voordat ze zich ergens voor aanmelden. En spreek vooral mensen persoonlijk aan van wie jij denkt dat ze meer voor de partij zouden kunnen/willen betekenen!
- Stuur na aanmelding en net voor de (eerste) bijeenkomst een mail (zie voorbeeld email eerste bijeenkomst) met alle benodigde informatie, programma etc. Ook voor de overige bijeenkomsten is het raadzaam een herinneringsmail (zie voorbeeld emails 4 bijeenkomsten) te sturen.
- Deadline. Spreek met elkaar een datum af voor een go / no go. Bij hoeveel deelnemers gaat de leergang door? Evalueer een evt cancelling, waar ligt het aan? Welke acties zijn nodig bij een volgende poging?
- Neem enkele weken voor de bijeenkomst contact op met de sprekers voor een goede afstemming.
- Extra bijeenkomsten. Wellicht zijn er tijdens de leergang interessante bijeenkomsten van de fractie of de afdeling. Denk hierbij aan een ALV, een politiek cafe of een interessante raadsvergadering. Neem de deelnemers mee naar deze bijeenkomsten. Het is vaak goed om fractieleden en leden te ontmoeten.
- Financiën. Wat mag de leergang kosten? Zorg voor een goede begroting en neem deze ook op in het draaiboek. Denk van tevoren na over een eventuele bijdrage voor de deelnemers. Een deel daarvan kan worden teruggegeven als de deelnemers alle bijeenkomsten aanwezig zijn (borgstelling). Wikkel financiën zo snel mogelijk af.
- Evaluatie. Laat de deelnemers een evaluatieformulier invullen [link voorbeeld evaluatieformulier]. Bespreek deze zo snel mogelijk na de leergang en zet eventuele veranderingen direct in het programma/draaiboek (zie voorbeeld-draaiboek uit Utrecht hieronder).
- Follow up. Laat de deelnemers ook een Persoonlijk Ontwikkelings Plan (POP) invullen (zie voorbeeld formulier) waarop afspraken gemaakt worden voor verdere ontwikkeling en activiteiten binnen GroenLinks.